Die Erhebungen von personenbezogenen Daten sowie deren Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgen nur im Rahmen der einschlägigen Gesetze bzw. sofern wir durch eine gerichtliche Entscheidung dazu verpflichtet sind. Unsere Mitarbeiter und die von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind von uns zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der Bestimmungen der einschlägigen Datenschutzverordnung und Datenschutzgesetze verpflichtet.
4.1 Bei Einlieferung Ihrer Sendungen
Wenn Sie uns Ihre Sendungen einliefern (durch Abholung oder Einwerfen in einen unserer Briefkästen oder Abgabe in eines unserer Depots), werden Sendungsbilder der Anschriftenseite erstellt und verarbeitet. Dies dient der einwandfreien Sortierung der Sendungen sowie der Nachweisbarkeit eingelieferter Sendungen bei nachträglicher Rechnungslegung (steuerlicher Nachweis) sowie bei nachweispflichtigen Sendungen, wie Einschreiben oder Postzustellungsaufträgen der Nachweisbarkeit der Zustellung und wird begründet durch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie der Postdienstedatenschutzverordnung (PDSV) und des Postgesetzes (PostG).
4.2 Beim Besuch unserer Webseiten
Beim Aufrufen der von unserem Unternehmen betriebenen Webseiten werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an die Server der Webseiten gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:
- IP-Adresse des anfragenden Rechners,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- Name und URL der abgerufenen Datei,
- Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
- verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.
Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite,
- Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Webseite,
- Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Webseite Cookies sowie Analysedienste ein. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie unter den Ziff. 7 und 8 dieser Datenschutzerklärung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.
4.3 Kontaktaufnahme mit uns
Bei Fragen jeglicher Art bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit uns z.B. über E-Mail, Kontaktformular und Telefon Kontakt aufzunehmen. Dabei werden nur die zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die für die Bearbeitung erfassten Daten werden gelöscht, sofern diese nicht mehr für die weitere Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.
4.4 Bei Nutzung unserer eBrief- Registrierung
Auf unserer Webseite haben Sie die Möglichkeit, sich für die Nutzung der eBrief- Funktion zu registrieren. Dabei ist die Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten in den als Pflichtfeld ausgewiesenen Feldern für eine ordnungsgemäße Auftragsabwicklung, insbesondere zur Abrechnung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 S 1 lit. b) DSGVO). Weitere Angaben können freiwillig getätigt werden und dienen der besseren Kommunikation.
4.5 Bei Registrierung in unserem Kundenportal
Ihre personenbezogenen Daten wie Vorname, Name, E-Mail-Adresse sind beim Registrierungsprozess erforderlich und werden in unserem CRM-System gespeichert, um Sie kontaktieren und unsere Dienstleistungen erbringen zu können (Art. 6 Abs. 1 S 1 lit. b) DSGVO). Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
4.6 Bei Hochladen Ihrer Dokumente im eBrief- Portal
Laden Sie Ihre elektronischen Dokumente im eBrief- Portal hoch, werden diese elektronisch drucktechnisch aufbereitet, einem Druckdienstleister zum Zwecke des Druckens übermittelt (Art. 6 Abs. 1 S 1lit. b) DSGVO) und nach 14 Tagen automatisiert gelöscht.
4.7 Nachsendeauftrag
Bei Beauftragung einer Nachsendung werden die für die Beauftragung erforderlichen personenbezogenen Daten, wie Name, Vorname, alte und neue Adresse verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 S1 lit. b) DSGVO) und ein Jahr nach Ablauf des Nachsendeauftrages gelöscht. Die in diesem Zusammenhang stehenden Rechnungs- und Zahlungsdaten werden entsprechend den einschlägigen Steuergesetzen aufbewahrt.
4.8 Newsletter
Sie können auf unserer Website unseren kostenfreien Newsletter abonnieren.
Die E-Mail-Adresse ist verpflichtend anzugeben. Tun Sie dies nicht, können Sie keinen Newsletter erhalten.
Bei der Anmeldung zum Newsletter werden außerdem folgende Daten erhoben:
- Name (optional)
- E-Mail-Adresse
- Datum und Uhrzeit der Registrierung.
Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt in einem sog. Double-Opt-In-Verfahren. Das heißt Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, damit sich niemand mit fremden E-Mail-Adressen anmelden kann. Der Klick auf den Link, mit dem Sie die Anmeldung bestätigen, führt zu einer Datenerhebung Ihrer IP-Adresse und des genauen Zeitpunkts (Datum und Uhrzeit) des Klicks. Diese Datenverarbeitung dient dazu unserer gesetzlichen Beweispflicht nachzukommen, dass von der E-Mail-Adresse tatsächlich ein Opt-In, also eine ausdrückliche Einwilligung in den Erhalt des Newsletters erfolgt ist (Art. 6 Abs. 1 S 1lit. a) DSGVO).
Eine Weitergabe der Daten erfolgt ausschließlich an unseren Newsletter-Dienstleister zum Zwecke der Abwicklung des Newsletter-Versands.
Eine mögliche Speicherung über die Abbestellung des Newsletters hinaus für bis zu 3 Jahre dient dem Zweck des Nachweises einer ehemals erteilten Einwilligung und einer möglichen Abwehr von Ansprüchen. Nach der Anmeldung erhält der Anmelder an die angegebene E-Mail-Adresse eine E-Mail von uns mit einem Bestätigungslink. Wird dieser nicht angeklickt, löschen wir die Daten bis zum 5. Werktag (Montag-Freitag) nach der Anmeldung. Ihre Daten werden im Übrigen gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Ihre E-Mail-Adresse des Nutzers wird demnach solange gespeichert, wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist und die Dreijahresfrist für die Speicherung zu Beweiszwecken abgelaufen ist. Das Abonnement des Newsletters können Sie jederzeit kostenlos und formfrei kündigen. Zu diesem Zweck findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link mit der Möglichkeit sich abzumelden.
4.9 Weitere Zweckbestimmung zur Verwendung von personenbezogenen Kundendaten
Zur Pflege der Kundenbeziehungen kann es außerdem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, wie Name, Vorname und Adresse verwenden, um Sie über Produktangebote zu informieren, die für Ihre Geschäftstätigkeit nützlich sind, oder um Online- Umfragen durchzuführen, um den Aufgaben und Anforderungen unserer Kunden besser gerecht zu werden (Art. 6 Abs 1 S 1 lit. f) DSGVO). Hierbei bedienen wir uns ggf. externer Dienstleister.
