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Datenschutz & Cookies

Ihr Datenschutz ist unser Anliegen

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unseren Produkten bzw. Dienstleistungen und möchten, dass Sie sich beim Besuch unserer Internetseiten auch hinsichtlich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten sicher fühlen. Denn wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Beachtung der Bestimmungen der EU- Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes ist für uns eine Selbstverständlichkeit.

 

Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern beachtet werden.

 

1. Verantwortliche Stelle

PIN Mail AG

Alt- Moabit 91

10559 Berlin

Telefon: 030 577978-0

Email: info@pin-ag.de

 

Vorstand:      Dr. Axel Stirl, Bernd Fricke

 

2. Datenschutzbeauftragter der PIN Mail AG

PIN Mail AG

Olaf Thom

Alt- Moabit 91

10559 Berlin

Telefon: 030 577978-184

Email: olaf.thom@pin-ag.de

 

3. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Informationen zu Ihrer Identität. Hierunter fallen zum Beispiel Angaben wie Namen, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse. Für die Nutzung unserer Internetseite ist es nicht erforderlich, dass Sie personenbezogene Daten preisgeben müssen. In bestimmten Fällen benötigen wir jedoch Ihren Namen und Ihre Adresse sowie weitere Angaben, damit wir die gewünschten Dienstleistungen erbringen können.

4. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

Die Erhebungen von personenbezogenen Daten sowie deren Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgen nur im Rahmen der einschlägigen Gesetze bzw. sofern wir durch eine gerichtliche Entscheidung dazu verpflichtet sind. Unsere Mitarbeiter und die von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind von uns zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der Bestimmungen der einschlägigen Datenschutzverordnung und Datenschutzgesetze verpflichtet.

 

4.1 Bei Einlieferung Ihrer Sendungen

Wenn Sie uns Ihre Sendungen einliefern (durch Abholung oder Einwerfen in eines unserer Briefkästen oder Abgabe in eines unserer Depots), werden Sendungsbilder der Anschriftenseite erstellt und verarbeitet. Dies dient der einwandfreien Sortierung der Sendungen sowie der Nachweisbarkeit eingelieferter Sendungen bei nachträglicher Rechnungslegung (steuerlicher Nachweis)  sowie bei nachweispflichtigen Sendungen, wie Einschreiben oder Postzustellungsaufträgen der Nachweisbarkeit der Zustellung und wird begründet durch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie der Postdienstedatenschutzverordnung (PDSV) und des Postgesetzes (PostG).

 

4.2 Beim Besuch unserer  Webseiten

Beim Aufrufen der von unserem Unternehmen betriebenen Webseiten werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an die Server der Webseiten gesendet. Diese Informationen werden temporär

in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

 

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners,
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Name und URL der abgerufenen Datei,
  • Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
  • verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

 

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

 

  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Webseite,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.

 

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Webseite Cookies sowie Analysedienste ein. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie unter den Ziff. 7 und 8 dieser Datenschutzerklärung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

 

4.3 Kontaktaufnahme mit uns

Bei Fragen jeglicher Art bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit uns z.B. über E-Mail, Kontaktformular und Telefon Kontakt aufzunehmen. Dabei werden nur die zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)

Die für die Bearbeitung erfassten Daten werden gelöscht, sofern diese nicht mehr für die weitere Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.

 

4.4 Bei Nutzung unserer eBrief- Registrierung

Auf unserer Webseite haben Sie die Möglichkeit, sich für die Nutzung der eBrief- Funktion zu registrieren. Dabei ist die Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten in den als Pflichtfeld ausgewiesenen Feldern für eine ordnungsgemäße Auftragsabwicklung, insbesondere zur Abrechnung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 S 1 lit. b) DSGVO). Weitere Angaben können freiwillig getätigt werden und dienen der besseren Kommunikation.

 

4.5 Bei Registrierung in unserem Kundenportal

Ihre personenbezogenen Daten wie Vorname, Name, E-Mail-Adresse sind beim Registrierungsprozess erforderlich und werden in unserem CRM-System gespeichert, um Sie kontaktieren und unsere Dienstleistungen erbringen zu können (Art. 6 Abs. 1 S 1 lit. b) DSGVO). Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

 

4.6 Bei Hochladen Ihrer Dokumente im eBrief- Portal

Laden Sie Ihre elektronischen Dokumente im eBrief- Portal hoch, werden diese elektronisch drucktechnisch aufbereitet, einem Druckdienstleister zum Zwecke des Druckens übermittelt (Art. 6 Abs. 1 S 1lit. b) DSGVO) und nach 14 Tagen automatisiert gelöscht.

 

4.7 Nachsendeauftrag

Bei Beauftragung einer Nachsendung werden die für die Beauftragung erforderlichen personenbezogenen Daten, wie Name, Vorname, alte und neue Adresse verarbeitet  (Art. 6 Abs. 1 S 1lit. b) DSGVO) und nach 90 Tagen aus dem Auftragstool sowie nach dem letzten Nachsendetag aus unserem Adressinformationssystem automatisiert gelöscht. Die in diesem Zusammenhang stehenden Rechnungs- und Zahlungsdaten werden entsprechend den einschlägigen Steuergesetzen aufbewahrt.

 

4.8 Newsletter

Sie können auf unserer Website unseren kostenfreien Newsletter abonnieren.

Die E-Mail-Adresse ist verpflichtend anzugeben. Tun Sie dies nicht, können Sie keinen Newsletter erhalten.

Bei der Anmeldung zum Newsletter werden außerdem folgende Daten erhoben:

  • Name (optional)
  • E-Mail-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Registrierung.

Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt in einem sog. Double-Opt-In-Verfahren. Das heißt Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, damit sich niemand mit fremden E-Mail-Adressen anmelden kann. Der Klick auf den Link, mit dem Sie die Anmeldung bestätigen, führt zu einer Datenerhebung Ihrer IP-Adresse und des genauen Zeitpunkts (Datum und Uhrzeit) des Klicks. Diese Datenverarbeitung dient dazu unserer gesetzlichen Beweispflicht nachzukommen, dass von der E-Mail-Adresse tatsächlich ein Opt-In, also eine ausdrückliche Einwilligung in den Erhalt des Newsletters erfolgt ist (Art. 6 Abs. 1 S 1lit. a) DSGVO).

Eine Weitergabe der Daten erfolgt ausschließlich an unseren Newsletter- Dienstleister Clever Elements GmbH, Prinzessinnenstr. 19-20, D-10969 Berlin, Deutschland, zum Zwecke der Abwicklung des Newsletter Versands. Die Datenschutzbestimmungen von Clever Elements GmbH können Sie hier einsehen: https://cleverelements.com/privacy.

Eine mögliche Speicherung über die Abbestellung des Newsletters hinaus für bis zu 3 Jahre dient dem Zweck des Nachweises einer ehemals erteilten Einwilligung und einer möglichen Abwehr von Ansprüchen.

Nach der Anmeldung erhält der Anmelder an die angegebene E-Mail-Adresse eine E-Mail von uns mit einem Bestätigungslink. Wird dieser nicht angeklickt, löschen wir die Daten bis zum 5. Werktag (Montag-Freitag) nach der Anmeldung.

Ihre Daten werden im Übrigen gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Ihre E-Mail-Adresse des Nutzers wird demnach solange gespeichert, wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist und die Dreijahresfrist für die Speicherung zu Beweiszwecken abgelaufen ist.

Das Abonnement des Newsletters können Sie jederzeit kostenlos und formfrei kündigen. Zu diesem Zweck findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link mit der Bezeichnung „Klicken Sie hier um sich vom Verteiler abzumelden“. Sie können sich auch auf unserer Webseite abmelden, unter https://www.pin-ag.de/unsubscribe-newsletter oder uns anderweitig kontaktieren.

 

4.9 Weitere Zweckbestimmung zur Verwendung von personenbezogenen Kundendaten

Zur Pflege der Kundenbeziehungen kann es außerdem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, wie Name, Vorname und Adresse verwenden, um Sie über Produktangebote zu informieren, die für Ihre Geschäftstätigkeit nützlich sind, oder um Online- Umfragen durchzuführen, um den Aufgaben und Anforderungen unserer Kunden besser gerecht zu werden (Art. 6 Abs 1 S 1 lit. f) DSGVO). Hierbei bedienen wir uns ggf. externer Dienstleister.

 

5. Online-Bewerbung

Die PIN Mail AG und deren verbundenen Unternehmen im Sinne des § 17 AktG (im Folgenden „PIN“ genannt) legen großen Wert auf den Schutz der personenbezogenen Daten von unseren Bewerbern. Die von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung auf dieser Webseite gemachten Angaben werden von PIN nur für Zwecke genutzt, die im Zusammenhang mit Ihrem Interesse an einer Beschäftigung bei PIN stehen.

 

Diese Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Bewerberauswahl verarbeitet und genutzt und nach Abschluss des Bewerbungsprozesses im Rahmen der gesetzlichen Frist gelöscht. Zu keinem Zeitpunkt werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben. Ferner können Sie die Löschung Ihrer Daten jederzeit beantragen.

 

6. Cookies

Cookies sind kleine Text-Dateien, die von einem Webserver an Ihren Browser gesendet und auf die Festplatte Ihres Computers gespeichert werden. Cookies erlauben es uns beispielsweise, eine Website Ihren Interessen anzupassen oder Ihr Kennwort zu speichern, damit Sie es nicht jedes Mal neu eingeben müssen.

 

Bei der Verwendung der Webseiten werden sicherheitsrelevante (zufallsgenerierte) Informationen als Cookie gesetzt, die nach Ablauf der Sitzung
(z.B. schließen des Fensters) vom Browser entfernt werden.

 

Dabei werden keinerlei persönliche Daten des Nutzers gespeichert, sondern nur die Internetprotokoll-Adresse. Diese Informationen dienen dazu, Sie bei Ihrem nächsten Besuch auf unseren Webseiten automatisch wiederzuerkennen und Ihnen die Navigation zu erleichtern.

 

Selbstverständlich können Sie unsere Webseiten auch ohne Cookies betrachten, indem Sie in Ihren Browser- Einstellungen „keine Cookies akzeptieren“ wählen. Wie das im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung Ihres Browser-Herstellers. Wenn Sie keine Cookies akzeptieren, kann dieses aber zu Funktionseinschränkungen unserer Angebote führen. 

 

7. Google Analytics

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Die Benutzung erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO. Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung der Webseite wie

 

  • Browser-Typ/-Version,
  • verwendetes Betriebssystem,
  • Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite),
  • Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse),
  • Uhrzeit der Serveranfrage,

 

werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Wir haben zudem auf dieser Webseite Google Analytics um den Code „anonymizeIP“ erweitert. Dies garantiert die Maskierung Ihrer IP-Adresse, sodass alle Daten anonym erhoben werden. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

 

Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Information benutzen, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseiten-Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseiten-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Webseitenbetreiber zu erbringen. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall möglicherweise nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich werden nutzen können.

 

Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de. Alternativ zum Browser-Add-On, insbesondere bei Browsern auf mobilen Endgeräten, können Sie die Erfassung durch Google Analytics zudem verhindern, indem Sie auf diesen Link klicken. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, das die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Website verhindert. Der Opt-Out-Cookie gilt nur in diesem Browser und nur für unsere Website und wird auf Ihrem Gerät abgelegt. Löschen Sie die Cookies in diesem Browser, müssen Sie das Opt-Out-Cookie erneut setzen. [Anm. Hinweise zur Einbindung des Opt-Out-Cookie finden Sie unter: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/gajs/?hl=de#disable].

 

Wir nutzen Google Analytics weiterhin dazu, Daten aus Double-Click-Cookies und auch AdWords zu statistischen Zwecken auszuwerten. Sollten Sie dies nicht wünschen, können Sie dies über den Anzeigenvorgaben-Manager (http://www.google.com/settings/ads/onweb/?hl=de) deaktivieren.

 

Wir werten diese technischen Daten anonym und lediglich zu statistischen Zwecken aus, um unseren Internetauftritt ständig weiter optimieren und unsere Internetangebote noch attraktiver gestalten zu können. Diese anonymen Daten werden getrennt von personenbezogenen Informationen auf gesicherten Systemen gespeichert und lassen keine Rückschlüsse auf eine individuelle Person zu. Ihre personenbezogenen Daten und Ihre Privatsphäre sind also jederzeit geschützt.

 

8. Dauer der Datennutzung

Die personenbezogenen Daten werden im Falle des Widerrufs Ihrer Einwilligung oder wenn der Zweck der Datennutzung fortgefallen ist, unverzüglich gelöscht sofern nicht andere Gesetze dem entgegenstehen.

 

Die PIN Mail AG wird seine Kooperationspartner von einem gegenüber der PIN Mail AG erklärten Widerruf der Einwilligung unverzüglich unterrichten. Die PIN Mail AG hat seine Kooperationspartner verpflichtet, die personenbezogenen Daten unverzüglich nach Kenntnis des Widerrufs zu löschen.

 

Die PIN Mail AG hat seine Kooperationspartner zudem verpflichtet, die PIN Mail AG von einem dem Kooperationspartner gegenüber erklärten Widerruf unverzüglich zu unterrichten. Die PIN Mail AG wird nach Kenntnis von der Erklärung des Widerrufs unverzüglich die Löschung der Daten bei sich und ggf. weiteren Kooperationspartnern veranlassen.

 

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung durch entsprechende Mitteilung auf dem Postweg an den Datenschutzbeauftragten der PIN Mail AG oder durch elektronische Post an datenschutzbeauftragter@pin-ag.de für die Zukunft zu widerrufen.

 

Sie haben zudem die durch das Bundesdatenschutzgesetz gewährleisteten Rechte auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung und Datenportabilität. Diese Rechte sind auszuüben durch eine Nachricht auf dem Postweg oder durch elektronische Post an datenschutzbeauftragter@pin-ag.de.

 

Das Recht auf Auskunft, Berichtigung sowie Löschung und Datenportabilität können Sie auch direkt gegenüber den Kooperationspartnern von der PIN Mail AG ausüben, die Sie kontaktieren. Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht.

Dies können Sie ausüben bei:

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstr. 30
53117 Bonn
Telefon: +49 (0)228-997799-0
www.bfdi.de

 

10. Kinder

Kinder unter 16 Jahren sollten ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln. Wir fordern keine personenbezogenen Daten von Kindern und Jugendlichen an, sammeln diese nicht und geben sie nicht an Dritte weiter.

 

11. Sicherheit

Wir haben technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Alle unsere Mitarbeiter und alle an der Datenverarbeitung beteiligten Dritten sind auf das Bundesdatenschutzgesetz und den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

 

Bei der Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten werden die Informationen in verschlüsselter Form übertragen, um einem Missbrauch der Daten durch Dritte vorzubeugen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überarbeitet.

 

12. Keine Datenübermittlung an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. Soweit externe Dienstleister mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen, haben wir durch rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen sowie durch regelmäßige Kontrollen sichergestellt, dass diese die Vorschriften der Datenschutzgesetze einhalten.

 

13. Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten und das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, soweit dies wegen der technischen Entwicklung erforderlich wird. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version unserer Datenschutzerklärung.

 

14. Links

Sofern Sie externe Links benutzen, die im Rahmen unserer Internetseite angeboten werden, erstreckt sich diese Datenschutzerklärung nicht auf diese Links. Wenn wir Links anbieten, bemühen wir uns sicherzustellen, dass auch diese unserer Datenschutz- und Sicherheitsstandards einhalten. Wir haben jedoch keinen Einfluss auf die Einhaltung der Datenschutz und Sicherheitsbestimmungen durch andere Anbieter. Informieren Sie sich deshalb bitte auf den Internetseiten der anderen Anbieter auch über die dort bereitgestellten Datenschutzerklärungen.

 

Sie haben Fragen?

Wenn Sie weitergehende Fragen zu unseren Hinweisen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten Herr Olaf Thom,  olaf.thom@pin-ag.de wenden. Er steht Ihnen auch im Falle von Auskunftsersuchen oder bei Anregungen als Ansprechpartner zur Verfügung.